Schriftlichen Befragung

Von insights zu impact

Kundenfeedback mit schriftlichen Befragungen analog erfassen, professionell auswerten

Einige Zielgruppen sind digital schwierig erreichbar. Ob im Gesundheitswesen, in sozialen Einrichtungen oder in bestimmten B2B-Kontexten – eine schriftliche Befragung kann der wirksamste Weg sein, um verlässliches Feedback zu erhalten.

insightCX konzipiert, realisiert und analysiert Ihre schriftliche Kundenbefragung – datenschutzkonform, praxisnah und mit jahrelanger Erfahrung. Wir kombinieren mit unseren schriftlichen Befragungen die Seriosität klassischer Papierfragebögen mit modernen Auswertungsverfahren und begleiten Sie persönlich durch den gesamten Prozess – von der Gestaltung des Fragebogens und der Durchführung der Erhebung bis zur Interpretation der Ergebnisse und der Ableitung von Maßnahmen.

So läuft eine schriftliche Befragung mit insightCX ab

Unsere schriftlichen Befragungen folgen einem bewährten, klar strukturierten Ablauf – flexibel auf Ihre Zielgruppe und Anforderungen zugeschnitten.

Zieldefinition & Studiendesign

Zum Beginn unseres Projekts zur schriftlichen Befragung klären wir gemeinsam die Ziele der Erhebung, identifizieren relevante Zielgruppen und beraten Sie zur geeigneten Befragungs-Form (Papier, Hybridmodell – z.B. in Kombination mit Online-Umfragen oder Telefonbefragungen), zum Versand der Fragebögen und zu den Rücklaufwegen. Gemeinsam diskutieren wir über die inhaltliche Struktur des Fragebogens – dabei achten wir auf Barrierefreiheit, Verständlichkeit und setzen nach Möglichkeit Teilnahmeanreize.

Fragebogenerstellung & Gestaltung

Wir gestalten und erstellen den Fragebogen so, dass er intuitiv ausfüllbar, verständlich und visuell ansprechend für die Befragten ist – mit logisch aufgebauter Struktur, ansprechendem Layout und bei Bedarf in einfacher Sprache. Auf Wunsch auch mehrsprachig oder barrierefrei. Das Design orientiert sich an Ihrer Corporate Identity.

Druck der Fragebögen, Versand & Rücklaufmanagement

Wir übernehmen im Rahmen der schriftlichen Befragung die Organisation des Drucks der Fragebögen, den Postversand und das komplette Rücklaufmanagement – inklusive Begleitschreiben und frankiertem Rücksendeumschlag. Gerne beraten unsere Experten Sie zum optimalen Versandzeitpunkt und zur Teilnahmeförderung.

Digitalisierung der postalischen Rückläufer

Die ausgefüllten Fragebögen unserer schriftlichen Befragungen werden geprüft, die enthaltenden Daten und Antworten digitalisiert und auf Wunsch eingescannt – effizient, sicher und mit hoher Qualität. Offene Antworten werden manuell übertragen und nach inhaltlichen Kriterien strukturiert analysiert – datenschutzkonform, präzise und nach allen Qualitätskriterien der Marktforschung.

Auswertung & Ergebnisaufbereitung

Wir analysieren die Ergebnisse entlang der Informationsziele Ihres Unternehmens, identifizieren Potenziale und leiten Handlungsempfehlungen ab. Auf Wunsch vergleichen wir Ihre Werte mit Benchmarks. Alle Ergebnisse werden in unserem Reporting für die weitere Verarbeitung grafisch aufbereitet – für Ihr internes Reporting oder Ihre externe Kommunikation.

Ergebnispräsentation & Handlungsempfehlungen

Im Rahmen unserer persönlichen Ergebnispräsentation leiten wir gemeinsam konkrete Maßnahmen ab. Dabei unterstützen wir Sie nicht nur bei der Interpretation der Ergebnisse, sondern begleiten Sie in unseren Maßnahmenworkshops auch bei der Priorisierung und Umsetzung.

So läuft eine schriftliche Befragung mit insightCX ab

Unsere schriftlichen Befragungen folgen einem bewährten, klar strukturierten Ablauf – flexibel auf Ihre Zielgruppe und Anforderungen zugeschnitten.

Zieldefinition & Studiendesign

Zum Beginn unseres Projekts zur schriftlichen Befragung klären wir gemeinsam die Ziele der Erhebung, identifizieren relevante Zielgruppen und beraten Sie zur geeigneten Befragungs-Form (Papier, Hybridmodell – z.B. in Kombination mit Online-Umfragen oder Telefonbefragungen), zum Versand der Fragebögen und zu den Rücklaufwegen. Gemeinsam diskutieren wir über die inhaltliche Struktur des Fragebogens – dabei achten wir auf Barrierefreiheit, Verständlichkeit und setzen nach Möglichkeit Teilnahmeanreize.

Fragebogen-erstellung & Gestaltung

Wir gestalten und erstellen den Fragebogen so, dass er intuitiv ausfüllbar, verständlich und visuell ansprechend für die Befragten ist – mit logisch aufgebauter Struktur, ansprechendem Layout und bei Bedarf in einfacher Sprache. Auf Wunsch auch mehrsprachig oder barrierefrei. Das Design orientiert sich an Ihrer Corporate Identity.

Druck der Fragebögen, Versand & Rücklauf-management

Wir übernehmen im Rahmen der schriftlichen Befragung die Organisation des Drucks der Fragebögen, den Postversand und das komplette Rücklaufmanagement – inklusive Begleitschreiben und frankiertem Rücksendeumschlag. Gerne beraten unsere Experten Sie zum optimalen Versandzeitpunkt und zur Teilnahmeförderung.

Digitalisierung der postalischen Rückläufer

Die ausgefüllten Fragebögen unserer schriftlichen Befragungen werden geprüft, die enthaltenden Daten und Antworten digitalisiert und auf Wunsch eingescannt – effizient, sicher und mit hoher Qualität. Offene Antworten werden manuell übertragen und nach inhaltlichen Kriterien strukturiert analysiert – datenschutzkonform, präzise und nach allen Qualitätskriterien der Marktforschung.

Auswertung & Ergebnis-aufbereitung

Wir analysieren die Ergebnisse entlang der Informationsziele Ihres Unternehmens, identifizieren Potenziale und leiten Handlungsempfehlungen ab. Auf Wunsch vergleichen wir Ihre Werte mit Benchmarks. Alle Ergebnisse werden in unserem Reporting für die weitere Verarbeitung grafisch aufbereitet – für Ihr internes Reporting oder Ihre externe Kommunikation.

Ergebnis-präsentation & Handlungs-empfehlungen

Im Rahmen unserer persönlichen Ergebnispräsentation leiten wir gemeinsam konkrete Maßnahmen ab. Dabei unterstützen wir Sie nicht nur bei der Interpretation der Ergebnisse, sondern begleiten Sie in unseren Maßnahmenworkshops auch bei der Priorisierung und Umsetzung.

Eine Preview – Werfen Sie einen Blick in unsere Beispielpräsentation

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Ihre Vorteile – Warum eine schriftliche Befragung mit insightCX?

Schriftliche Befragungen stellen eine bewährte Befragungsmethode der Marktforschung dar. Sie fördern die Beteiligung durch Vertrauen, Zeitautonomie und direkte Ansprache bzw. direkten Kontakt mit den Befragten – und erzielen damit oft besonders ehrliche und differenzierte Rückmeldungen. Auch schwieriger erreichbare oder digital weniger affine Zielgruppen können durch schriftliche Befragungen gezielt angesprochen und erfolgreich in den Feedbackprozess eingebunden werden.

Schriftliche Befragungen: Erfassen Sie ehrliches Kundenfeedback – mit strukturierten Fragebögen, die klare Erkenntnisse liefern

  • Sie erreichen auch Zielgruppen ohne digitalen Zugang.
  • Sie schaffen Vertrauen durch ein klassisches, persönliches Format.
  • Sie erzielen hohe Rücklaufquoten durch einfache Teilnahmemöglichkeit ohne Login oder mobile Endgeräte.
  • Sie fördern ehrliche Antworten der Befragten durch die unabhängige Bearbeitung und ihre Barrierefreiheit (es wird weder ein mobiles Gerät noch ein Login o. a. benötigt).
  • Hybrid möglich: Die Kombination aus schriftlicher Befragung und Online-Befragung oder Telefonbefragung erhöht Reichweite und Rücklaufquote.

InsightCX: Individuelle Beratung, methodische Expertise und praxisnahe Empfehlungen

  • Individuelle Beratung: Wir nehmen Ihre Ziele ernst und entwickeln maßgeschneiderte Konzepte statt Standardlösungen.
  • Modulares Vorgehen: Sie wählen genau die Leistungen, die Sie wirklich benötigen – flexibel, transparent und effizient.
  • Erfahrung & Benchmarking: Wir analysieren Ihre Ergebnisse im Kontext und liefern auf Wunsch Vergleichswerte und -daten als Orientierung.
  • Verständliche Ergebnisse: Wir erstellen Reports, die klar, anschaulich und praxistauglich sind – für alle Stakeholder nutzbar.
  • Persönliche Betreuung: Feste Ansprechpartner:innen begleiten Sie durch das gesamte Projekt – partnerschaftlich und auf Augenhöhe.

Für mehr Detailtiefe und Wirkung

Unser Analyse-Portfolio

Eine schriftliche Befragung liefert Ihnen wertvolle Einblicke in die Zufriedenheit Ihrer Kund:innen – doch häufig lohnt sich ein noch differenzierterer Blick. insightCX bietet Ihnen ergänzende Leistungen, die die Vorbereitung und Vertiefung der Befragung und der anschließenden Ergebnisverarbeitung gezielt unterstützen.

Unser modulares Portfolio erweitert die Ergebnisse der schriftlichen Befragung um kontextbezogene Einschätzungen, interne Perspektiven oder konkrete Veränderungsschritte – für maximale Wirksamkeit und strategische Anschlussfähigkeit.

Entdecken Sie hier die am häufigsten mit schriftlichen Befragungen kombinierten Module:

Weitere Informationen und eine Übersicht unseres Modul-Portfolios finden Sie hier.

Qualitative Vorbefragung

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Nutzen Sie Interviews oder Fokusgruppen, um vorab Themen zu identifizieren, die Ihre Kund:innen wirklich beschäftigen. Diese wertvollen Erkenntnisse fließen in die Fragebogengestaltung ein und erhöhen die Relevanz Ihrer Befragung.

Selbst-wahrnehm-ungsbefragung

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Wie schätzen Ihre Mitarbeitenden die eigene Leistung und Servicequalität ein? Die Ergebnisse der internen Selbsteinschätzung stellen wir denen der Kundenbefragung gegenüber – so werden Wahrnehmungsunterschiede sichtbar, blinde Flecken identifiziert und konkrete Optimierungspotenziale abgeleitet.

KI-gestützte Freitext-auswertung

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Freitextantworten enthalten oft besonders wertvolle Rückmeldungen – aber auch große Datenmengen. Mit unserer KI-gestützten Freitextauswertung analysieren wir Ihre offenen Antworten schnell, systematisch und strukturiert. So identifizieren wir zentrale Themen, Stimmungen und Muster, die über klassische Auswertungen hinausgehen.

Maßnahmen-workshops

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Nutzen Sie die Ergebnisse aktiv: In einem moderierten Workshop entwickeln wir mit Ihrem Team konkrete Maßnahmen, priorisieren diese gemeinsam und legen erste Umsetzungsschritte fest.

Kundenorientiert – Professionell – Zuverlässig

Für ein tieferes Verständnis der Kundenzufriedenheit: unser insightRadar

Eine schriftliche Befragung liefert Ihnen wertvolle Einblicke – doch um die Customer Experience ganzheitlich zu erfassen, braucht es auch die Perspektive der realen Interaktion. Genau hier setzt unser insightRadar an. Der insightRadar verbindet Kundenfeedback systematisch mit objektiven Serviceanalysen und schafft so ein umfassendes 360°-Feedback.

Ihre Vorteile mit dem insightRadar:

  • Kontinuierliches Monitoring von Kundenzufriedenheit und Servicequalität

  • Kombinierbar mit allen Befragungsarten (telefonisch, online, persönlich oder schriftlich)

  • Ideal zur Bewertung mehrerer Kontaktpunkte und Vergleich von Standorten, Teams oder Zeiträumen

  • Grundlage für fundierte Entscheidungen und gezielte Optimierungen

Mehr zum insightRadar erfahren Sie hier.

Alternative Formate zur Telefonbefragung

Für bestimmte Kontexte oder ergänzend zur schriftlichen Befragung bietet insightCX weitere Befragungsformate – online, persönlich oder telefonisch. Wir beraten Sie gerne, welche Form der Erhebung für die Ihnen vorliegenden Daten, Ihr Unternehmen, Ihre Befragten, Ihre Zielgruppe und Ihre Fragestellung am besten geeignet ist.

  • Online-Befragung:
    Flexibel, effizient und gut skalierbar – Online-Befragungen sind ideal, um eine breite Zielgruppe effizient zu erreichen. Wir gestalten den Fragebogen responsiv und markenkonform, setzen gezielte Teilnahmeanreize und sorgen für eine datenschutzkonforme Umsetzung. Ideal für regelmäßige Feedbackprozesse oder punktuelle Meinungsbilder entlang

  • Face-to-Face-Befragung:
    Direkte Interviews vor Ort in Form von Face-to-Face-Befragungen – etwa in Filialen, bei Events oder am Point of Sale – ermöglichen besonders nahbare, dialogorientierte Kundenfeedbacks. Dieses Format eignet sich gut zur Erhebung spontaner Meinungen oder in sensiblen Kontexten mit besonderem Gesprächsbedarf.

  • Telefonbefragung
    Die Telefonbefragung ist ideal, wenn persönliche Ansprache, Rückfragen oder eine hohe Rücklaufquote entscheidend sind. Unsere professionellen Interviewer:innen führen die Gespräche anhand eines strukturierten Leitfadens und erfassen die Antworten digital – zuverlässig und DSGVO-konform.

Verlässliche Partnerschaften – messbare Ergebnisse

Zahlreiche Unternehmen setzen auf insightCX, wenn es darum geht, durch persönliche Gespräche echte Kundenerlebnisse sichtbar zu machen und Potenziale gezielt zu identifizieren.

Einige unserer Kund:innen sehen Sie hier im Überblick:

Logo IWK
Logo Dietrich's
Logo STAWAG
Logo Nordex

Ihre Ansprechpartnerin für schriftliche Befragungen

Sophie Peter

Projektleiterin | M.A. Soziologie

Tel: 0221 788 745 21
E-Mail: peter@insightcx.de

Sophie_Peter

Häufige Fragen zur schriftlichen Befragungen

Wann eignet sich eine schriftliche Befragung besonders?

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Immer dann, wenn digitale Kanäle schwer zugänglich sind – z. B. bei älteren Zielgruppen, im Pflegebereich, im öffentlichen Sektor oder bei sehr sensiblen Themen eignen sich schriftliche Befragungen besonders gut.

Wie wird die Rücklaufquote bei einer schriftlichen Befragung gesteigert?

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Durch klare Kommunikation, verständliche Fragebögen, vorfrankierte Rückumschläge und gegebenenfalls kleine Anreize. Auch Erinnerungs-Maßnahmen können unterstützend wirken.

Können schriftliche Befragungen mit digitalen Teilnahmeoptionen kombiniert werden?

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Ja – wir bieten hybride Befragungskonzepte an, bei denen z. B. ein QR-Code auf dem Papierfragebogen zur Online-Teilnahme führt – so erhöhen Sie Reichweite und Datenqualität.